Okresy księgowe

Konfiguracja okresów

Konfiguracja okresów umożliwia definiowanie lat bilansowych oraz otwieranie okresów księgowych, co wspiera zarządzanie dokumentami księgowymi i finansami przez kontrolę nad rejestrowaniem transakcji.

Konfiguracja okresów obejmuje:

• Okresy - pozwala na dodawanie kolejnych lat wraz z odpowiadającymi im okresami;

• Okresy księgowe - pozwala na otwieranie i okresów i zarządzanie ich parametrami.

Okresy

Panel Okresy umożliwia przeglądanie wszystkich dodanych okresów do aplikacji. Z tego poziomu możliwe jest także dodanie roku ksiegowego wraz z okresami, które będą mogły zostać otwarte w konfiguracji Okresów księgowych.

Aby dodać nowy rok księgowy, należy:

1. Przejść do zakładki Księgowość i kliknąć na przycisk Konfiguracja -> Okresy -> Okresy (w obszarze Konfiguracja).

2. Wyświetli się okno Przeglądanie danych. Należy kliknąć na przycisk Dołącz.

Tabela lat bilansowych zawiera następujące kolumny:

• Okres - symbol okresu;

• Od daty i Do daty - zakres dat, w jakich obowiązuje dany okres;

• Nazwa - pełna nazwa okresu;

• Rok - rok księgowy;

• Nazwa - nazwa okresu zapisana liczbowo;

• Kwartał - numer kwartału;

3. Wyświetli się okno Edycja danych. Należy wpisać rok, który ma zostać dodany i kliknąć na przycisk Zatwierdź. Zostanie dodany rok księgowy wraz z okresami.

Okresy księgowe

Panel Okresy księgowe pozwala na zarządzanie dodanymi okresami księgowymi. Okresy mogą być tylko otwierane. Nie można zamknąć otwartego okresu w panelu konfiguracji.

Z tego poziomu możliwe jest także:

• dodanie nowego roku bilansowego;
• przenoszenie sald;
• ustawianie parametrów roku bilansowego;
• przypinanie i odpinanie od wzorca;

Aby skonfigurować okresy księgowe, należy:

1. Przejść do zakładki Księgowość i kliknąć na przycisk Konfiguracja -> Okresy -> Okresy księgowe (w obszarze Konfiguracja).

2. Wyświetli się okno Lata bilansowe i okresy księgowe, przedstawiające listę dodanych lat bilansowych.

Okno zawiera następujące elementy:

• Okresy - otwiera okno do zarządzania okresami w wybranym roku bilansowym;

• Dołącz, Usuń - standardowe funkcje zarządzania rekordami (tu: latami bilansowymi);

• Przeniesienie sald - przenosi salda z planu kont na wybrany rok bilansowy;

• Dowiąż do wzorca - pozwala na dowiązanie wybranego roku biilansowego do zdefiniowanego wzorca;

• Odwiąż od wzorca - pozwala na odwiązanie wybranego roku bilansowego, który został dowiązany do wzorca;

• Parametry - pozwala na zdefiniowanie szczegółowych parametrów wybranego roku bilansowego;

• tabela lat bilansowych, która zawiera następujące kolumny:

  • Rok - rok księgowy;
  • Nazwa - pełna nazwa roku bilansowego;
  • Ilość okresów - liczba okresów księgowych w roku;
  • Dł. syntetyki - długość symbolu konta syntetycznego;
  • Nr okresu pocz. - numer pierwszego okresu w roku;
  • Zakład - numer zakładu;
  • Rodzic - nazwa wzorca, do którego dowiązany jest okres księgowy (jeśli dotyczy);
  • Współczynnik struktury sprzedaży - wartośc współczynnika struktury sprzedaży, określonej w parametrach roku.

3. (Opcjonalne) Każdy rok bilansowy jest dodawany z zestawem domyślnych parametrów. Aby je dostosować do bieżących potrzeb, należy zaznaczyć rok bilansowy i kliknąć na przycisk Parametry.

4. (Opcjonalne) Wyświetli się okno Edycja danych. Należy zmodyfikować preferowane wartości i kliknąc na przycisk Zatwierdź. Dane zostaną natychmiast zaktualizowane.

5. Należy zaznaczyć rok bilansowy i kliknąć na przycisk Okresy.

6. Wyświetli się okno Przeglądanie danych, przedstawiające zestawienie okresów w danym roku bilansowym.

Okno zawiera następujące elementy:

• Popraw - umożliwia edycję danych wybranego okresu;

• Otwórz okres - otwiera wybrany okres. Możliwe jest otwarcie tylko nieaktywnych okresów w statusie X. Po wykonaniu operacji okres zmieni status na N;

• Blokada SID - drukuje zestawienie niezaakceptowanych dokumentów z modułów Sprzedaż, Zakupy, Magazyn w wybranym okresie.Funkcja pozwala na zweryfikowanie wszystkich niezaakceptowanych dokumentów przed zamknięciem miesiąca;

• tabela okresów bilansowych, która zawiera następujące kolumny:

  • Lp. - liczba porządkowa
  • Rok - rok księgowy;
  • Nazwa okresu - pełna nazwa okresu;
  • Początek - dzień rozpoczęcia okresu;
  • Koniec - dzień zakończenia okresu;

  • Status - status okresu. Okres może mieć jeden z następujących statusów:

    • Nieaktywny;
    • Otwarty;
    • Zamknięty;

  • Blokada księgowa - informuje o tym, czy na okres została nałożona blokada księgowa. Po włączeniu blokady na dany okres księgowy nie można tworzyć nowych dokumentów magaynowych (i not) oraz dokumentów sprzedaży. Blokadę mozna włączyć, gdy wszystkie dokumenty z okresu maja akceptację = 1;

  • Blokada VAT - informuje o tym, czy na okres została nałożona blokada VAT. Nałożenie blokady powoduje brak mozliwości wystawienia dokumentu VAT w danym okresie;

7. (Opcjonalne) Aby zmodyfikować parametry okresu, należy zaznaczyć okres i kliknąć na przycisk Popraw.

8. (Opcjonalne) Wyświetli się okno Edycja danych. Należy zmodyfikować preferowane wartości i kliknąć na przycisk Zatwierdź. Dane zostaną natychmiast zaktualizowane.

Dowiązanie do wzorca

W oknie konfiguracji Okresów księgowych istnieje możliwość dowiązania do wzorca wybranego roku bilansowego za pomocą funkcji Dowiąż do wzorca.

Należy jednak pamiętać, iż nie powinno się dowiązywać do różnych wzorców różnych lat. Zalecane jest używanie jednego, ustalonego wzorca.

Przy tworzeniu wzorcowego oddziału, kluczowe jest, aby nie przeprowadzać w nim żadnych operacji czy zapisów, gdyż mogłyby one być niepożądanie przeniesione na wszystkie zależne spółki. Ponadto, wzorcem nie powinna być spółka, w której już przeprowadzono jakiekolwiek operacje.

Każda zmiana wprowadzona na koncie wzorcowym zostanie natychmiast zastosowana na powiązanych kontach.

Jeśli spółka, do której jest zalogowany operator jest spółką wzorcową, to w oknie nie bedą dostępne przyciski pozwalajace na dowiązywanie / odwiazywanie od wzorca.

Uwaga!

Aby dowiązanie do wzorca było możliwe, konieczne jest ustawienie przynajmniej jednej spółki jako wzorcowej oraz przypisanie kolejnym spółkom spółki matki. Ustawienia są dostępne w Administrator -> Konfiguracja -> Zakłądy / oddziały -> Popraw. Tylko spółka wzorcowa bedzie mogła zostać uznana jako wzorzec. Wzorzec będzie mogł zostać dowiązany tylko dospółek, które maja określona spółkę matkę.

Aby dowiązać spółkę do wzorca, należy:

1. Przejść do zakładki Księgowość i kliknąć na przycisk Konfiguracja -> Okresy -> Okresy księgowe (w obszarze Konfiguracja).

2. Wyświetli się okno Lata bilansowe i okresy księgowe. Należy zaznaczyć rok bilansowy i kliknać na przycisk Dowiąż do wzorca

3. Wyświetli się okno Wybierz wzorzec planu kont. Należy zaznaczyć zakład wzorcowy i kliknąć na przycisk Zatwierdź.

4. Wyświetli się komunikat, potwierdzający wykonanie operacji. Należy kliknąć na przycisk Ok. Spółka zostanie dowiazana do wzorca.